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會計檔案的整理方法.ppt

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會計檔案的整理方法1一、會計檔案的種類和保管期限按照財政部、國家檔案局制發的《會計檔案管理辦法》規定,會計檔案是指:會計憑證、會計賬簿和財務報告等會計核算材料。會計檔案是記錄和反映單位經濟業務的重要史料和證據。2一、會計檔案的種類和保管期限J1 憑證 15年J2 賬簿 J2.1 現金、銀行賬簿 25年 J2.2 總賬、明細賬簿等 15年J3 報告(報表) J3.1 年度報告(報表) 永久 J3.2 季、月報告(報表) 5年3一、會計檔案的種類和保管期限J4 其他 J4.1 保管清冊、銷毀清冊 永久 J4.2 移交清冊 15年 J4.3 銀行余額調節表、銀行對帳單 5年4二、會計檔案的整理(一)會計檔案的整理要求:會計憑證——折疊整齊;原憑證封面各項目填寫齊全,裝訂牢固,在憑證右上方蓋上檔號章,并按要求將各欄目填寫清楚,憑證起止張數是指記賬憑證數。5二、會計檔案的整理(一)會計檔案的整理要求:會計賬簿——會計賬簿以自然形成的一本作為一個案卷;固定賬薄不能拆去原封面,如現金和銀行存款帳;活頁賬薄應拆去原封面和空白頁,用“三孔一線”的方法將活頁賬簿裝訂;6二、會計檔案的整理(一)會計檔案的整理要求:會計賬簿——在啟用頁右上方蓋上檔號章,并按要求將各欄目填寫清楚;會計賬簿不編寫頁號,已編有頁號的,則保持原貌。7二、會計檔案的整理(一)會計檔案的整理要求:財務報告——按年度組卷;注意保持財務報告的原貌,除去會生銹的金屬物,整本折疊;編寫頁號,正面在右上角,背面在左上角,空白頁不編頁號。8二、會計檔案的整理(二)會計檔案的整理步驟會計檔案的分類方法:會計檔案按種類—年度—保管期限進行分類排列。9二、會計檔案的整理(二)會計檔案的整理步驟1、區分會計檔案的種類。10二、會計檔案的整理(二)會計檔案的整理步驟2、區分會計檔案的年度。11二、會計檔案的整理(二)會計檔案的整理步驟3、區分會計檔案的保管期限。12二、會計檔案的整理(二)會計檔案的整理步驟4、排列案卷。在同一類型、同一年度、同一保管期限內,按會計檔案形成時間的先后順序排列案卷。13二、會計檔案的整理會計文件材料會計憑證會計賬簿會計報告其他1995年1996年1997年1998年1999年14二、會計檔案的整理會計文件材料會計憑證會計賬簿會計報告其他1995年1996年1997年1998年1999年總賬、明細賬現金、銀行存款賬15二、會計檔案的整理會計文件材料會計憑證會計賬簿會計報告其他1995年1996年1997年1998年1999年總賬、明細賬現金、銀行存款賬16二、會計檔案的整理(二)會計檔案的整理步驟5、蓋檔號章并填寫相關欄目的內容。17二、會計檔案的整理(二)會計檔案的整理步驟全宗號:檔案館指定立檔單位的編號。全宗號目錄號案卷號32318二、會計檔案的整理(二)會計檔案的整理步驟 目錄號:全宗內案卷所屬目錄的編號,在同一個全宗內不能出現相同的案卷目錄號。全宗號目錄號案卷號323J1.119二、會計檔案的整理(二)會計檔案的整理步驟案卷號:案卷排列的順序號,在同一案卷目錄內不允許出現重復的案卷號。全宗號目錄號案卷號323J1.1120二、會計檔案的整理二、會計檔案的整理6、編制會計檔案目錄21會 計 檔 案 目 錄順序號:即案卷號,案卷排列的順序號,在同一案卷目錄內不允許出現重復的順序號。順序號類別卷(冊、袋)標題起止時間保管期限卷內張數備注1憑證三水區××2004年1月匯總憑證自2004年1月1日至2004年1 月31日15年562憑證三水區××2004年1月記賬憑證(一)自2004年1月1日至2004年1 月10日15年353憑證三水區××2004年1月記賬憑證(二)自2004年1月11日至2004年1 月20日15年25………………………………22會 計 檔 案 目 錄類別:會計檔案的類型。順序號類別卷(冊、袋)標題起止時間保管期限卷內張數備注1憑證三水區××2004年1月匯總憑證自2004年1月1日至2004年1 月31日15年562憑證三水區××2004年1月記賬憑證(一)自2004年1月1日至2004年1 月10日15年353憑證三水區××2004年1月記賬憑證(二)自2004年1月11日至2004年1 月20日15年25………………………………23會 計 檔 案 目 錄標題:應簡明扼要概括卷內材料的主要內容。順序號類別卷(冊、袋)標題起止時間保管期限卷內張數備注1憑證三水區××2004年1月匯總憑證自2004年1月1日至2004年1 月31日15年562憑證三水區××2004年1月記賬憑證(一)自2004年1月1日至2004年1 月10日15年353憑證三水區××2004年1月記賬憑證(二)自2004年1月11日至2004年1 月20日15年25………………………………24會 計 檔 案 目 錄起止時間:案卷內文件材料形成的最早和最晚時間。順序號類別卷(冊、袋)標題起止時間保管期限卷內張數備注1憑證三水區××2004年1月匯總憑證自2004年1月1日至2004年1 月31日15年562憑證三水區××2004年1月記賬憑證(一)自2004年1月1日至2004年1 月10日15年353憑證三水區××2004年1月記賬憑證(二)自2004年1月11日至2004年1 月20日15年25………………………………25會 計 檔 案 目 錄卷內張數:憑證類會計檔案的“卷內張數”是指記賬憑證的張數。順序號類別卷(冊、袋)標題起止時間保管期限卷內張數備注1憑證三水區××2004年1月匯總憑證自2004年1月1日至2004年1 月31日15年562憑證三水區××2004年1月記賬憑證(一)自2004年1月1日至2004年1 月10日15年353憑證三水區××2004年1月記賬憑證(二)自2004年1月11日至2004年1 月20日15年25………………………………26會 計 檔 案 目 錄備注:說明案卷中材料的變化情況(如銷毀、移出等)和一些特殊情況(如殘缺、破損、發霉、字跡褪色等)。順序號類別卷(冊、袋)標題起止時間保管期限卷內張數備注1憑證三水區××2004年1月匯總憑證自2004年1月1日至2004年1 月31日15年562憑證三水區××2004年1月記賬憑證(一)自2004年1月1日至2004年1 月10日15年353憑證三水區××2004年1月記賬憑證(二)自2004年1月11日至2004年1 月20日15年25………………………………27二、會計檔案的整理(二)會計檔案的整理步驟7、打印會計檔案目錄,一式三份28二、會計檔案的整理(二)會計檔案的整理步驟8、會計檔案入盒——會計賬簿、會計報告可采用子母卷檔案盒,把若干個會計賬簿或會計報告裝入盒內,填寫子母盒封面的檔號章和背脊即可。29二、會計檔案的整理(二)會計檔案的整理步驟會計賬簿、會計報告封面:30     會計檔案 封面的填制會計檔案封面統一使用國家標準的各級檔案管理部門監制的封皮。佛山市創聯發展有限公司   佛山市創聯發展有限公司  2003年現金、銀行存款賬自 2003 年 1 月至 2003年 12 月保管期限25年本卷共 件 頁歸檔號全宗號目錄號案卷號J2.1.21-231     會計檔案 封面的填制填寫時應使用毛筆或粗筆劃的筆填寫,或用打印機打印臘紙,再油印。佛山市創聯發展有限公司   佛山市創聯發展有限公司  2003年現金、銀行存款賬自 2003 年 1 月至 2003年 12 月保管期限25年本卷共 件 頁歸檔號全宗號目錄號案卷號J2.1.21-232     會計檔案 封面的填制封面的欄目有:全宗名稱、案卷題名、時間、保管期限、件、頁數、檔號等。佛山市創聯發展有限公司   佛山市創聯發展有限公司  2003年現金、銀行存款賬自 2003 年 1 月至 2003年 12 月保管期限25年本卷共 件 頁歸檔號全宗號目錄號案卷號J2.1.21-233     會計檔案 封面的填制全宗名稱:立檔單位的全稱或規范化的簡稱。佛山市創聯發展有限公司   佛山市創聯發展有限公司  2003年現金、銀行存款賬自 2003 年 1 月至 2003年 12 月保管期限25年本卷共 件 頁歸檔號全宗號目錄號案卷號J2.1.21-234     會計檔案 封面的填制卷內文件起止時間:案卷內文件材料形成的最早和最晚時間。佛山市創聯發展有限公司   佛山市創聯發展有限公司  2003年現金、銀行存款賬自 2003 年 1 月至 2003年 12 月保管期限25年本卷共 件 頁歸檔號全宗號目錄號案卷號J2.1.21-235     會計檔案 封面的填制保管期限:根據立卷時劃分的保管期限填寫。佛山市創聯發展有限公司   佛山市創聯發展有限公司  2003年現金、銀行存款賬自 2003 年 1 月至 2003年 12 月保管期限25年本卷共 件 頁歸檔號全宗號目錄號案卷號J2.1.21-236     會計檔案 封面的填制檔號:檔案的數字代號,由全宗號、目錄號、案卷號組成。佛山市創聯發展有限公司   佛山市創聯發展有限公司  2003年現金、銀行存款賬自 2003 年 1 月至 2003年 12 月保管期限25年本卷共 件 頁歸檔號全宗號目錄號案卷號J2.1.21-237     會計檔案 封面的填制全宗號:檔案館指定立檔單位的編號。如企業沒有全宗號的,可不填。佛山市創聯發展有限公司   佛山市創聯發展有限公司  2003年現金、銀行存款賬自 2003 年 1 月至 2003年 12 月保管期限25年本卷共 件 頁歸檔號全宗號目錄號案卷號J2.1.21-238     會計檔案 封面的填制目錄號:全宗內案卷所屬目錄的編號,在同一個全宗內不能出現相同的案卷目錄號。佛山市創聯發展有限公司   佛山市創聯發展有限公司  2003年現金、銀行存款賬自 2003 年 1 月至 2003年 12 月保管期限25年本卷共 1 件 45 頁歸檔號全宗號目錄號案卷號J2.1.2139     會計檔案 封面的填制案卷號:案卷排列的順序號,在同一案卷目錄內不允許出現重復的案卷號。佛山市創聯發展有限公司   佛山市創聯發展有限公司  2003年現金、銀行存款賬自 2003 年 1 月至 2003年 12 月保管期限25年本卷共 1 件 45 頁歸檔號全宗號目錄號案卷號J2.1.21-240   會計賬簿 會計報告背脊佛山市創聯發展公司二○○三年全宗號目錄號J2.1.2案卷號1-241     卷內備考表 本卷情況說明 說明案卷中材料的變化情況(如銷毀、移出等)和一些特殊情況(如殘缺、破損、發霉、字跡褪色等)。 立 卷 人:XXX   檢 查 人:XXX   立卷時間:2004年1月卷內備考表42二、會計檔案的整理(二)會計檔案的整理步驟:編制會計賬簿、會計報告檔案目錄4344
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