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會議接待的工作流程.ppt

'會議接待的工作流程.ppt'
會議接待的工作流程 會前準備 會中服務 會后服務 服務中的注意事項會前準備了解會議主辦單位的具體時間,地點及主要負責人或組織者,要有對口服務的目標,了解與會人員(客人)的層次與職位,以便特別關注。 A.確定會議的日期,在會議前一天檢查好空調,音響及燈光等設備設施的正常使用情況,確保會議能夠順利進行。B.根據會議通知單,了解會議的具體要求,例如會議人數,類型等,在會前準備及布置好場地。 C.了解開會所需物品:紙,鉛筆,文件夾,白板,白板筆,茶水(一般為主席嘉賓提供),茶水杯,保溫壺,礦泉水,以及話筒(無線咪,有線咪等),投影儀等音響設備要提前調試好,保證無故障,正常運行。如需放席卡的,需催促(銷售部)會議跟進人落實此項工作,并在會前按照要求的順序擺放妥當。 D. 了解會議是否需要提供報到處,即簽到臺。 E.會前了解與會人員有其他活動安排,例如用餐的安排,所在地點,做好會后交接。 F.合理安排人員,明確分工。按照分工,各自進行準備工作。(注:每次的會前衛生工作要求做到地氈的吸塵工作。) G.安排好負責會議接待的服務員,需在會議開始時間提前30分鐘到崗,進入工作間做準備,為主席嘉賓位準備茶水。會議接待的工作流程如當晚是品酒會的會議形式,了解清楚具體要求,設好吧臺,備定相應酒杯數量,酒酌及席巾。會議接待的工作流程⒉ 會中服務 A.客人進入會場,將會議門關閉。會議開始時,服務員站在話筒就近處,方便為主講人(主持人)開話筒。會議開始后,站立于會議室左下角,呈45度面向客人,以便為臨時出入會議室的客人開門;同時應注意會場里的一切情況,留意客人的手勢,眼神,隨時提供服務。 B.茶水(主席位)在會議開始時間提前5分鐘倒茶,會議開始后每隔5~10分鐘需續水(添加茶水)一次,按先后順序或賓主順序添加,或根據客人需要為其添加。會議接待的工作流程 C.服務員在會議服務過程中不允許看報紙,玩手機,打瞌睡及大聲說話或做不雅的動作,避免影響客人的開會氛圍。負責接待會議的服務員進入會場后應關閉手機,以免影響會場的電器設備的使用,如話筒,音響等。 D.如會場提供水果,點心或飲料,應每隔15~20分鐘巡視臺面,過道區域的衛生,及時清理垃圾,維持臺面,走道地毯及走道植物的衛生。會議接待的工作流程⒊ 會后服務 A.如有兩場會議連續時,在會前應與會議負責人做好溝通工作,確定下半場會議的使用時間與具體要求,根據要求,及時布場。如是同一批客人,可在會中休息時,簡單地打掃衛生,整理臺面;不是同一批客人的,前一批客人走后,快速收臺,打掃衛生,整理擺臺,可根據會議單的要求提前做好后場會議需用的物品。會議接待的工作流程 B.提前了解會議結束時間,知會下一消費部門做好準備,接待工作。在客人準備或提前散會前,通知下一消費部門(例如會后用餐)。 C.會后通知會前消費過的部門準備好帳單,確認是否有會前,會后的消費,認真核對帳單后,由最后負責接待的消費部門或負責整個接待工作的跟進人去跟進并結帳。 備注:一般下午兩點至六點的會議,跟會場的管理人員應在兩點半前(收銀員收尾時段,準備清機)準備好帳單,以便會議提前結束,會議接待的工作流程方便為客人結帳。 D.清理會場:①.檢查會場有無客人遺留的物品,如發現客人的遺留物品要及時與會務組人員或會議跟進人聯系,如兩者都聯系不上,直接交由保安部保管(如貴重物品)。②.清掃衛生,不留死角,桌椅歸位,撤收會議所用之物,分類放歸原位,放置整齊。③.巡視現場,后場工作間,休息室,填寫安全防火登記表,確認無誤后,關閉電源,水,關好門窗,鎖門;交安全防火表到保安部。會議接待的工作流程⒋ 服務中的注意事項 A.如會議負責人表示(提出)會議期間不用服務時,服務員應在會場外(門外)值班(站崗),以備客人需要服務。 B.會議進行中,如有電話(座機,一般很少)找人,服務員應問清被找人的單位,姓名,然后禮貌地同志被找人;如不認識要找的人,應通過會務組人員去找,絕不可在會場高喊客人(被找人)姓名。謝謝聆聽
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