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會議籌劃方案.ppt

'會議籌劃方案.ppt'
會議籌劃方案前期工作中期工作后期工作會議籌劃 前期工作前期工作會議預算包括以下幾個方面: (交通費用、會議室/廳費用、住宿費用 、餐飲費用、視聽設備、雜費)  1、交通費用     出發地至會務地的交通費用——包括航班、鐵路、公路、客輪,以及目的地車站、機場、碼頭至住宿地的交通   2、會議室/廳費用   會議場地租金——通常而言,場地的租賃已經包含某些常用設施,譬如激光指示筆、音響系統、桌椅、主席臺、白板或者黑板、油性筆、粉筆等,但一些非常規設施并不涵蓋在內——比如投影設備、臨時性的裝飾物、展架等,需要加裝非主席臺發言線路時也可能需要另外的預算。   3、住宿費用   住宿費除與酒店星級標準、房型等因素有關外,還與客房內開放的服務項目有關——譬如客房內的長途通訊、洗換、迷你吧酒水、一次性換洗衣物、互聯網、水果提供等服務是否開放有關。會議主辦方應明確酒店應當關閉或者開放的服務項目及范圍。   4、餐飲費用     中餐及午餐屬于正餐,可以采取人數預算——自助餐形式,按桌預算——圍桌式形式。如果主辦方希望酒水消費自行采購而非由餐館提供,餐館可能會收取一定數量的服務費用。   酒水及服務費通常,如果在高星級酒店餐廳就餐,餐廳是謝絕主辦方自行外帶酒水消費的,如果可以外帶酒水消費,餐廳通常需要加收服務費。在高星級酒店舉辦會議宴會,通常在基本消費水準的基礎上加收15%左右的服務費。   5、雜費 雜費是指會展過程中一些臨時性安排產生的費用,包括打印、臨時運輸及裝卸、紀念品、模特與禮儀服務、臨時道具、傳真及其他通訊、快遞服務、臨時保健、翻譯與向導、臨時商務用車、匯兌等等。雜費的預算很難計劃,通??梢栽跁召M用預算中增列不可預見費用作為機動處理。前期工作訂會場1、選址:以環西湖的位置為佳,如客戶有特殊要求可另選址2、會議室大?。嚎紤]擺放桌型、人數3、會場類型:魚骨型、U字型、課桌型、雙U型、101型4、投影儀:場租費用含否5、茶歇:費用6、價格:半天、全天訂餐:1、地點:入住酒店用餐或者別處用餐2、形式:自助餐、桌餐3、價格:午餐/晚餐、最低消費、餐標(不高于300元/桌)魚骨型劇院型雙U 型101型課桌型訂房:1、地址:會議所在酒店2、房型:雙人房、大床房3、早餐:房費里含否訂車:1、車型2、出發地和目的地3、次數:接送次數4、發票:車價里含否廣告支持 類型:噴繪布、燈箱布、黑膠背面、高光燈片 尺寸:以適合酒店會場大小為準 類型:易拉寶、X展架 尺寸:1.2m×2m、0.8m×1.8m(詢問客人原圖像大?。?桌卡 材料:紙(A4、A3)、銅板紙④ 信紙 類型: A4(297mm×210mm)、(90g) B5 (250mm×176mm) 16K(260mm×184mm)背景板展架①②前期工作⑤橫幅 尺寸:視背景板而言,以不阻礙視線為佳⑥簽到臺LOGO、講臺LOGO形式:瀑布式、翅膀式 ⑦ 鮮花⑧晚宴抽獎券 尺寸:18cm×5.5cm(總聯) 5.5cm×5.5cm(兌獎聯)⑨投影儀流明:3000LM~4000LM幕布:移動、固定價格:200~400元之間⑩指示牌 形式: LED翅膀式瀑布式展架指示牌桌卡信紙后期工作根據實際報賬金額制作結算單與主辦方負責會議人員協商,做好票據報銷入賬工作完善采購合同、結算單、反饋表發票復印留底、寫好一團一核撰寫會議總結文件存檔協助會議主辦方做好會議工作提前檢查會議所需設施會議期間拍照記錄票務服務:為參會代表提供各地返程飛機票、汽車票、火 車票預訂服務接送車:為會議代表提供接送機場、車站服務會議結束后結賬,拿回發票中期工作注意事項:幻燈片會前檢查會議議程會前檢查前期工作檢查確認酒店的地址、聯系方式接送機時間安排會議期間拍照記錄會后活動內容安排控制用餐注意包廂最低消費訂車價是否含發票撰寫會議總結會議攝影需要注意哪些事項?  1.在拍攝時盡可能接近會議的主要領導,能夠在領導面前拍攝,就盡量靠前,要抓緊時間,選擇好時機。2.進行拍攝領導時,構圖還要注意不要去犯一些低級的構圖錯誤。譬如:發言時麥克風遮住了領導的半個臉、桌面的水平面與領導的脖子等高、領導抽煙或者手拿著煙、會場煙霧彌漫、把隔壁領導的半個頭或半只手也拍攝進去等等。3.拍攝主要領導時,不要給所拍的人物頭頂留太多的空間,否則就會造成構圖不平衡缺乏美感,很容易把領導拍攝成中年“地中?!?。對領導一定要少用俯拍鏡頭,特別是對于高個子的記者。因為從高角度拍攝人物特寫,會削弱人物的氣勢,使觀眾對畫面中的人物產生居高臨下的優越感。畫面中的人物看起來會顯得矮一點,也會看起來比實際更胖。4.此外,會議中,一些搶眼的背板色彩也要注意,特別是紅色、鮮黃色和深藍色尤其會吸引眼睛的注意,畫面中要避免出現跟會議主要領導沒有關系但卻會搶眼的色彩。附錄:謝 謝!
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