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企業公文寫作培訓教材.ppt

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公文寫作培訓 主講:劉偉 一、公文的基本知識 (一)公文的概念及其特點 公文是機關及企事業單位實施、處理公務的具有特定效力和規范格式的文書,是傳達貫徹路線、方針、政策,指導、布置和商洽工作,請示和答復問題,報告和交流情況的工具。 特點:特定性 權威性 規范性 實用性 特別提醒:在起草公文的過程中切忌出現帶感情色彩的詞句。(二)常用公文文種 決定:適用于對重要事項或者重大行動做出安排,獎懲有關單位及人員,變更或者撤銷下級機關不適當的決定事項。 通知:適用于批轉下級機關的公文,轉發上級機關和不相隸屬機關的公文,傳達要求下級機關辦理和需要有關單位周知或者執行的事項。報告:適用于向上級機關匯報工作,反映情況,答復上級機關的詢問。 請示:適用于向上級機關請求指示、批準。會議紀要:適用于記載、傳達會議情況和議定事項。二、常用公文寫作的基本要求1、公文的觀點必須正確(合法、合理、全面);2、公文的內容必須務實(真實、可行);3、公文的語言必須得體(準確、鮮明、生動、通順、簡練、嚴謹);4、領導(上級)意圖理解領會必須到位。語言要求:規范、準確、科學、簡練、得體簡練: 1、簡短: 在準確表達思想內容的前提下,用最短的篇幅和最少的文字表達文件內容; ◆在刪改方面下功夫; ◆在遣詞造句方面下功夫; ◆清除空話套話; ◆適當使用簡略語言。 2、簡明: 要把思想內容表達得簡要明白。 ◆必須重視開頭:開門見山,起筆入題。 ◆必須重視結尾:明確提出行文要求。 ◆必須層次分明。 ◆恰當運用分條列項的表達方法。二、常用公文寫作的基本要求語言要求:規范、準確、科學、簡練、得體得體: ◆ 符合公文體裁的總體要求。 ◆ 適應不同文種表達形式的要求。 ◆ 使用含義確切、限定的書面語言。 ◆ 恰當使用公文術語。二、常用公文寫作的基本要求 領導意圖:領導在布置工作、下達任務、發出指令時的本意及其希望達到的標準或目標。 怎樣搞清領導意圖:  ◆從主動詢問中獲得;  ◆從領導批示中領會;  ◆從平時言談中捕捉;  ◆從講話材料中把握;  ◆從積零為整中綜合。二、常用公文寫作的基本要求三、公司常用公文類別(一)請示(二)報告 (三)通知(四)計劃(五)總結(六)會議紀要四、公司常用公文規范要求及寫作技巧(重 點) 請示的起草 (一)請示的分類1.請求指示: 適用于遇到疑難問題,須請求上級機關批示的事項。 解決“我們請求該怎樣做”的問題。2.請求批準: 適用于那些主管部門有明確規定,必須經過上級批準才允許辦理的事項。 解決“請求批準我們這樣做”的問題。3.請求批轉: 請示事項較為重大復雜,具有一定的普遍意義,不但需要上級批準,還需要上級轉發。 解決“我們請求有關部門配合這樣做”的問題。(二)請示正文的寫作方法 1、開頭:說明請示的根據、目的,需要明確交代請示事項的背景或理由。 2、主體:明確提出請示事項。針對請示事項提出本單位的意見、建議或方案。如請示事項存在幾種可能解決的辦法或方案,要提出傾向性意見,積極幫助上級機關出謀獻策,不能簡單上交矛盾。 3、結尾:恰當使用結語。 “當否,請批示(我公司通用版式)?!?“以上請示妥否,請指示?!?“以上請示如無不妥,請批準?!?“以上請示如無不妥,請批轉××執行?!保ㄈ┢鸩菡埵镜淖⒁馐马?1、行文之前要與主管領導充分溝通; 2、請示理由要充分,要求和建議要具體; 3、嚴格執行一文一事制度; 4、按照隸屬關系逐級行文; 5、不能多頭請示,只能主送一個上級主管機關; 6、請示與報告不能混用。報告的起草 (一)報告的用途 用來向上級機關匯報工作、反映情況,答復上級機關的詢問。 (二)報告的分類 按照內容劃分: 綜合報告;專題報告(客戶服務等)。 按照目的劃分: 工作報告;總結報告;情況報告;調查報告; 建議報告;檢討報告。 (三)工作報告正文的寫作方法 開頭:對前一段時間的工作狀況作概括性說明。包括:工作開展的時間、主要工作項目、工作進程、總體效果評價等。 主體:重點回顧工作進展情況和主要成績;提煉工作中取得的經驗和體會;找出工作中存在的主要問題或薄弱環節,分析原因,提出改進意見與辦法;提出今后工作的意見或進一步做好工作的愿望。 結尾:使用下列公文術語 特此報告,請審閱。 以上報告如有不當,請指正。(四)注意事項采用記敘為主的表達方式。 按時間順序、工作過程或問題的邏輯關系,概述工作內容及完成情況,避免羅列過多事例。重點突出,點面結合。 突出中心工作進展情況及主要成績;在重點敘述的同時,對面上的情況要有概括性敘述,適當引用數據材料,增強說服力。實事求是,如實報告成績和不足。節儉篇幅。報告中不能寫請示事項。通知的起草 (一)用途 用于批轉下級機關的公文,轉發上級機關和不相隸屬機關的公文,傳達要求下級機關辦理和需要有關單位周知或者執行的事項。 (二)把握特點 1.內容單純,行文靈活簡便。 2.表述具體,可操作性強。 3.時效性強,需要及時周知或執行。(三)分類 1. 指示性通知 2. 規定性通知 3. 知照性通知 4. 事務性通知 5. 批轉、轉發、公布性通知 6. 任免性通知(四)事務性通知 會議通知篇段合一式:用于小規模、臨時性、內部會議。 要素:時間、地點、參加人、會議名稱等。分層表達式:用于規格較高、人數較多、較重要會議。 導語部分:會議目的、根據、名稱等。 主體部分:分項說明時間、地點、參加人、內容、注意事項、聯系方式等。 結尾部分:提出準時到會的要求,或用結語“特此通知”。(五)指示性通知應用范圍: 1、多用于傳達決定、規定、指示或某方面的政策,布置需要執行與辦理的工作。 例如:《關于進一步加強公務電話管理的通知》 2、發布式通知。發布、印發的多是條例、辦法、規定等行政法規。 例如:《關于印發〈業務差錯責任追究辦法〉的通知》(六)撰寫通知的注意事項 1.事務性通知注意要素齊備,事項具體,讀者無疑問。講究政策法規依據,增強發文的權威性。 2.指示性通知注意政策措施的可行性,爭取好效果。 3.講究條理性與邏輯性,便于閱讀領會理解。 4.注重發文時限。怎樣編寫計劃 (一)計劃與管理職能密不可分。省略部分??偨Y的指導作用 1、避免為了總結而總結的做法,不要記流水帳。 2、突出重點。即工作中的成功做法與體會,取得成績的主觀 因素,這是總結的重點。 3、找出特點:在反應新思想、新做法、新材料上下功夫。 4、加強總結交流工作。 5、 注重經驗的傳播 ,不能以歸檔為目的。(五)寫好總結的注意事項 1、真正重視總結工作??朔袄泄隆彼枷?,自下而上與自上而下相結合,認真寫。 2、運用辯證分析的方法。堅持兩點論,反對絕對化,要實事求是地總結工作。 3、材料取舍得當。努力做好材料工作,做到觀點和材料的統一。既要有豐富材料,又要發現工作中的閃光點,善于運用新材料,掌握全面情況和整個工作進程。 堆砌材料是失敗的總結。 4、注重理性分析。抓住重點問題,注意提煉規律性認識,避免事無巨細面面俱到。 六、公文寫作相關要求 (一)公文寫作應遵循的原則 1、必要性原則 2、精簡性原則 3、實效性原則 4、規范性原則 5、程序性原則 六、公文寫作相關要求 (二)公文寫作六項基本要求 重點把握: 1、領會意圖 2、準確立意 3、精確命題 4、精于謀篇 5、文風鮮明 6、表述規范 六、公文寫作相關要求 (三)公文寫作應體現“六性” 政治性 政策性 準確性 鮮明性 生動性 創新性 (四)調查研究是公文寫作的基礎 1、調查研究有利于提高文稿的思想性 2、調查研究有利于提高文稿的針對性 3、調查研究有利于提高文稿的創新性 4、調查研究有利于提高文稿的生動性 六、公文寫作相關要求 (五)培養能力身是提高公文寫作水平的關鍵 1、培養把握規律的能力 2、培養適應能力 3、培養漸進的能力 4、培養觀察能力 5、培養“結合”的能力 (六)精于修改是公文了作的重要環節 1、文精于改 ;2、文貴于改 ;3、文不厭改 七、公文寫作常見問題解析1、對內容把握不準,不能準確領會領導意圖。2、不能正確使用文種、稱謂,對文種的使用區分不清晰。3、內容不簡練,冗長,不能直接點題。4、請示、報告不分。5、內容不完整,有頭無尾,不能按照規定要求書寫。6、對數字的使用把握不準確。(一)文種使用不當1、請示、報告不分: 有的正文是報告,標題卻是請示;有的正文是請示,標題卻是報告,如《關于呈請審批× ×的報告》; 請示報告并用,如《關于× ×的請示報告》或《關于× ×的申請報告》七、公文寫作常見問題解析 (二)格式不規范 1、公文標題不規范 a.成分多余:如關于做好××工作(問題)的通知; b.句式雜糅:如關于召開××會議(有關事宜)的通知;七、公文寫作常見問題解析 c.無事由:如“辦公室通知”,“緊急通知”; d.標題使用標點符號:如關于稅、費問題的請示;(2001年1月1日施行的《國家行政機關公文處理辦法》第三章公文格式第十條第六款中明確規定“公文標題中除法規、規章名稱加書名號外,一般不用標點符號”。 )七、公文寫作常見問題解析2、結構層次序數混亂 經常直接用“1.”、“2.”…..;正確的結構層次應為“一”、“(一)”、“1.”、“(1).”等;3、生造文種 如把“批復”改成“批示”,把“請示”改成“申請”,如《××同志在員工大會上的講話》,《關于XXX工作的措施》等;七、公文寫作常見問題解析 (三)數字使用不當 1、該用漢字表示的錯用阿拉伯數字: 成文日期: 2004年7月5日(二○○四年七月五日); 定型的詞組: 如第3(三)季度,星期5(五); 鄰近數字并列表示概要: 如4、5(四五)點鐘,今年7、8(七八)月份;七、公文寫作常見問題解析2、該用阿拉伯數字的錯用漢字 世紀、年代、年、月、日等: 二十世紀九十年代(20世紀90年代),二○一一年三月四日(2011年3月4日),2003年五月(2003年5月),下午三時三十分(下午3時30分); 正負整數、分數、小數、百分比、比例等: 如十八個月(18個月)、二十四小時(24小時)、三分之一(1/3)、一千二百元(1200元)、四比一(4:1)、2萬3千(2.3萬);七、公文寫作常見問題解析(四)語法毛病1、搭配不當: 進一步加強(快)內部管理制度改革和建設的步伐,進行(召開)了××研討會2、語序不當: 這個問題應當高度地引起關注,往往有些員工不注意節約3、修辭不當: 如反應(映)的情況,反映(應)強烈,違返(反)紀律;注意:***公司與***公司的使用場景七、公文寫作常見問題解析七、公文寫作常見問題解析(五)內容不簡練 1、長篇大論,篇幅長,空話套話多,未能按照公文就事論事、簡練簡短的要求來寫。 2、標題與正文內容不配稱,未能按照開門見山、直接入題的要求來寫。八、公文寫作的體會與思考 (一)公文寫作能力培養 一般來說,寫作者應具備“六多”: 1、多學 2、多模 3、多思 4、多練 5、多審 6、多改 (二)公文寫作注意事項 公文寫作過程中應做到“五個明確”: 1、明確意圖 2、明確情況 3、明確思路 4、明確角色 5、明確規范培訓到此結束謝謝大家!如有疑問,歡迎隨時交流和溝通!
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