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孔斌國際對聯絡部簡介.doc

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?對外聯絡部簡介 自【孔斌國際】集團成立以來,在公司領導的艱苦工作,拼搏努力的情況下,集團公司整體發生了很大的改觀,組織機構也發生了很大的變化。隨著公司的壯大,團隊的不斷擴張,集團公司與其他企業之間的聯系甚是緊密,交往也越來越頻繁,公司在不斷的成長,企業對社會的奉獻義務也在不斷加強,在這種情況下,[孔斌國際]-對外聯絡部這一專 門負責公司對外事宜的部門就應運而生了。 孔斌國際對外聯絡部圍繞著不同時期孔斌國際的中心任務開展對外交往,工作范圍不斷擴大,對外聯絡部是【孔斌國際】與社會各行各業信息溝通的紐帶和橋梁,也是企業愛心傳播的窗口。它的主要職能在于企業與企業間的招商合作,學術交流,論壇研討,新聞發布會、大學演講、愛心公益活動的舉辦。為常規活動聯系外界合作以及取得其他方面的支持;加強企業與公司各行業團體及其他企業組織間的聯系,并建立長期的合作關系??妆髧H-對外聯絡部負責【孔斌國際】對外聯絡及外部事宜工作,承辦或參與公司及其他部門開展的各項工作,促進公司活動的組織籌備工作的順利進行?!究妆髧H】對外交往形式:全方位、多渠道、寬領域、深層次的新格局,最終達到“知交盡四海,萬里有親朋”的可喜領域局面。 孔斌國際對外聯絡部使命一:推動企業社會聯盟,資源整合多極化,互利共贏二:推動企業社會關系,全面協調,持續的發展。三:著眼為發展服務,努力推企業經貿交流與深化互利合作促進兩司較快增長,通過資源整合達到互利共贏。四:搞好公共關系協調,協助企業各部門加強對外交際及招商合作工作,有計劃的開展公益活動,參與政府及有關部門組織的活動,與社會各界建立長效和諧、可行的公共關系。五:加強與新聞媒介的聯系與溝通,負責安排公司領導人接受媒體采訪 ,公司新聞稿件的發布,舉行新聞發布會及公益演講等活動,通過媒體的支持,提高公共關系協調的質量和效率。六:開展對外公共關系人脈的調研工作,及時了解政府及有關部門出臺的政策及實施要求,側重媒體關注的新聞熱點。七:關注各大企業行業動態及電子商務的發展趨勢及勢潮,對外聯部對外合作關系的工作進展匯報??妆髧H對外聯絡部組織架構孔斌國際對外聯絡部金融司司長新聞司助理金融司助理外事司助理外事司總監外事司司長金融司總監新聞司司長新聞司編輯外 事 司金 融 司新 聞 司孔斌國際對外聯絡部職責 金融司職責:                                         銀行融資,招商合作;人脈結交 外事司職責: 會議出訪;愛心活動;公益演講   新聞司職責: 媒體報道;新聞報道;書籍發行對外聯絡部部長職位說明職位名稱對外聯絡部部長職位代碼所屬部門對外聯絡部直屬上級公司CEO管轄人數職等職級晉升方向公司CEO候選渠道輪轉崗位薪金標準填寫日期核準人工作內容 ◆負責公司對外招商會議的出訪即合作,會議的舉行 ◆舉辦大學公益演講和公益愛心活動 ◆舉行新聞發布會,招商合作會,論壇會議等活動權責范圍 ◆制定對外聯絡部的規章制度和人員培訓 ◆參與公司的管理協調工作 ◆協助公司其他部門完成公司的業績指標和工作的順利進展工作 ◆完成公司的業績指標和盡到該部門的義務任職資格 ◆大專以上學歷 ◆有兩年以上的外交工作經驗和組織策劃能力 ◆有各項工作的組織協調能力,積極幫助并協助公司個部門的工作的順利進展 ◆有責任感和積極的事業觀工作環境辦公室。工作環境舒適,無職業病危害。對外聯絡部部長工作流程★按照本部門的每月目標完成該部門的業績指標?!锩吭聟⒓?次會議,結交人脈5人,做出會議記錄表★每月結識金融界人士3人,并記錄聯系情況整理成冊★將各大銀行的融資條件和要求了解詳細,做出分類,整理成詳細的資料?!锩吭陆M織大學公益演講2次,概況累計成冊(外事司)★每月組織愛心公益活動1次,概況累計成冊(外事司)★每三個月舉行新聞發布會1次,會議嘉賓登記 (外事司)★每月發布公司新聞資訊140篇(新聞司)1.騰訊、網易、搜狐、新浪、天涯、雅虎、阿里等7個博客平臺每日發表公司及部門相關文章5篇/平臺2.騰訊、網易、搜狐、新浪、天涯、雅虎、阿里等7個微博平臺每天發表說說3次 ★每月發布公司視頻8個(外事司)1. 每天在土豆、優酷、酷六3個視頻平臺的空間中發表3次動態,每周上傳2個視頻/平臺2. 每天在土豆視頻平臺上傳日志1篇★每周寫職場成長文章1篇金融司工作指南金 融 司金 融 司 司 長金 融 司 總 監金 融 司 助 理金融司工作的價值和意義:(1)能及時、迅速的吸收外來資金為公司和其他部門的壯大有積極的作用。(2)每天按時完成任務,給部門和公司帶來資金渠道材料;(3)為公司各項公益、文藝晚會等做好財務支出準備工作,使公益活動或文藝晚會更有聲有色的舉行;(4)在日常工作中,若需要其他部門配合的工作,應提前和配合人的直接上司事先溝通好,并提前給到時間的通知,使其他部門的同事可以事先做好準備,從而提高工作效率。金融司工作目標:(1)明確本部門的各項工作職責,規劃管理,協調各部門工作;(2)加強本部門成員工作能力的培養,完善各項規章制度;(3)提高金融司的工作質量,加強對金融司外交渠道的經營管理,加強對成員的溝通和交流能力的培訓;(4)將工作做到實處,使融資工作能順利完成。同時,在融資的過程中做好協調溝通工作,做到工作有計劃、有總結、有存檔;(5)以團結、創新、高效為工作理念,在工作中不斷創新,讓工作更加穩定,提高本部門的業績;(6)處理好本部門和其他部門及外界企業之間的關系,做到友好相處、團結奮進、取長補短;(7)積極主動地挖掘金融渠道信息,協調與其他部門共同開辟公司金融渠道吸收外界資金; 以上是對外聯絡部金融司的工作指南,本司人員一定按照以上目標完成需要的事情,當然有必要的話也會根據實際情況有所調整。希望員工們在本部與其他部門同事共同努力下,為公司帶來價值的同時提升自己的做事能力。對外聯絡部2012年2月1日金融司司長職位說明職位名稱金融司司長職位代碼所屬部門對外聯絡部直屬上級對外聯絡部部長管轄人數職等職級晉升方向對外聯絡部部長候選渠道輪轉崗位薪金標準填寫日期核準人工作內容◆收集各地融資信息,并定期報送書面報告。 ◆建立各種人脈與關系,促進融資信息網絡的形成。 ◆制訂公司年度融資計劃。 。省略部分。午餐、工作晚餐。雙邊工作進餐往往排席位,多用長桌,便于談話。 涉外工作中舉辦宴請活動采用何種形式,應根據活動目的、邀請對象和經費開支等各種因素而定。秘書應輔助領導做好以下工作:1.確定宴請目的、名義、對象、范圍及形式 宴請的目的是多種多樣的,可以為某件事,也可以為某些人。如招待來訪者、貴賓,為展覽會開幕、閉幕,為某項工程奠基、竣工,為其個工廠開工、周年慶典等。 確定邀請名義和對象的主要依據是主、客雙方的身份,即主客身份要對等。 邀請范圍應根據工作需要、宴請性質、主賓的身份、國際慣例、對方對我的態度和做法等多種因素而定。2.確定宴請時間、地點 宴請的時間,應以對主、客雙方都合適為宜。宴請的地點,官方正式隆重的活動,一般安排在政府、議會大廈或賓館內舉行,其余則依活動性質、規模大小、形式、主人意愿和實際可能而定。3.發出請柬 各種宴請活動,一般均發請柬。這既是禮儀,也對客人起提醒、備忘之用。 請柬一般應提前一周發出,以便被邀人及早安排。請柬內容包括活動形式,舉行的時間、地點、主人的姓名(如以單位名義,則用單位名稱)。請柬提及的人名、單位名、節日名稱均用全稱。請柬可印刷,也可手寫,但手寫字跡要美觀、清晰。4.訂菜、安排座位和布置現場 宴請的酒菜主要根據活動形式和規格,在規定的預算標準以內安排。選菜不以主人的愛好為準,主要考慮主賓的喜好與禁忌。菜肴的道數和份量要適宜,不要簡單地認為海味是名貴菜而泛用,其實不少外國人并不喜歡海味,特別是海參。最好是用本地區的地方特產招待外賓。無論是哪一種宴請,均應事先開列菜單,并征求主管負責人的意見。 宴請的席位安排也有不少學問。一般正式宴會均排席位。也可只排部分客人的席位,其他人只排桌次或自由入座。禮賓次序是排席位的主要根據。桌次高低以離主桌位置遠近而定,右高左低。國外習慣男女摻插安排,以女主人為準排席位。我國習慣按各人本身職務排列,以便于交談。 宴會廳和休息廳的布置取決于活動的性質和形式。官方正式活動場所的布置應嚴肅、莊重、大方。不要用大紅大綠的燈飾,可少量點綴鮮花、刻花等。5.宴請現場工作宴會前,主人和工作人員應提前到達現場。主人一般在門口迎客人,同客人握手后,由工作人員引進休息廳。如無休息廳則直接進入宴會廳,但不入座。休息廳內有相應身份的人員照料客人,由招待員送上飲料。主賓到達后,由主人陪同進入休息廳與其他客人見面。主人陪同主賓進入宴會廳,全體客人就座,宴會即開始。如宴會上有講話,一般正式宴會可在熱菜之后、甜食之前由主人、客人講話。也可一入席雙方即講話,后用餐。最后,吃完水果,主人與主賓起立,宴會即告結束。主賓告辭,主人送至門口。主賓離去后,原迎賓人員順序排列,與其他客人握別。秘書和工作人員應提前到現場檢查準備工作。如有講話,要落實講稿。通常雙方事先交換講稿,由主辦宴會一方先提供。雙方講話由誰翻譯,一般應事先商妥。參觀游覽與觀看文藝演出1.參觀游覽通過參觀游覽,以增進友誼和加深相互間的了解。主持參觀游覽應做的工作主要是:1)根據外賓來訪的目的、性質及客人的意愿和興趣,結合當地實際情況,有針對性地選擇參觀游覽的項目。(2)擬定參觀游覽的詳細計劃,準備車輛、食品、飲料等,并告知全體接待人員和各接待單位及早做好接待準備工作。(3) 根據外賓的身份,安排身份相當的主人陪同,并根據情況安排好解說員或導游人員。2.觀看文藝演出邀請外賓觀看文藝演出,既可以宣傳本國文化藝術事業的成就,也可使客人得到一種藝術上、精神上的享受。其主要工作是:(1)根據活動的目的和外賓的興趣與接受能力,安排和選定節目。(2)發出邀請,準備文藝節目說明書或劇情簡介,說明書或劇情簡介最好用主賓雙方使用的文字印成,并盡量爭取提前把它提供給客人。(3)根據客人的身份安排好座位。觀看文藝演出,一般以七八排座位為最佳。(4) 維持好演出秩序。一般安排普通觀眾先入座。主賓席客人在開幕前由主人陪同入場,入場時其他觀眾應有禮貌地起立鼓掌表示歡迎。演出結束,一般觀眾待貴賓退場后再離去。五、會見與會談 會見,就其內容來說,有禮節性的、政治性的和事務性的之分,或兼而有之。禮節性會見時間較短,話題較為廣泛。事務性會見有一般外交交涉、業務商談等。會談,是指雙方或多方就某些重大的合作、會議、研討等問題交換意見。會談也可以是洽談公務,或就具體業務進行談判。秘書部門在會見、會談方面應注意以下幾點:1.會見、會談要準確掌握時間、地點和雙方參加人員的名單,及早通知有關人員和單位做好必要的安排和準備。主人應提前到達,并在門口迎候。2.對會見、會談場所及座位應事先精心做好安排。要有足夠的座位。如雙方人數較多,廳室面積大,宜安裝擴音器。座位前應事前設置中外文座位卡。3.如有合影,宜事先安排好合影圖。合影一般由主人居中,按禮賓次序,以主人右手為上,主客雙之間隔排列。人數多時應準備站架。會見時招待用飲料一般為茶水,夏天加冷飲。外事類檔案工作規范為了提高公司外事類檔案的質量和管理水平,充分發揮外事檔案在學校對外交流、教學、科研活動中的作用,特制訂本規范。 一. 外事檔案工作的基本原則1. 公司在與各企業團體或個人就學術研究、科技合作、人才交流、友好往來等活動中直接形成的具有保存價值的文字、圖表及聲像載體材料,均屬外事檔案。 2. 外事檔案必須實行集中統—管理,確保完整、系統、準確和安全,便于開發利用。3. 外事檔案工作必須納入學校外事工作計劃、管理制度之中,落實到學校有關部門外事人員的職責范圍,做到與布置、檢查、總結外事工作同步進行。4. 外事部門要有一位領導分管外事檔案工作,并配兼職檔案員負責收集、積累、歸檔。5. 努力實現外事檔案的科學化管理,大力開發信息資源,為學校教學、科研、人才交流服務。二. 外事檔案歸檔范圍1. 歸檔原則 (1) 歸檔的外事管理和外事活動中形成的文件材料,必須對學校和社會當前與長遠具有參考價值和憑證作用。(2) 歸檔的外事文件材料,必須反映外事管理、外事活動的全過程,保證其完整、準確、系統。(3) 歸檔的外事文件材料必須遵循其自然形成規律,保持其有機聯系,體現涉外工作的職能和特點。2. 歸檔內容和重點(1) 歸檔的主要內容包括綜合管理,出國(境)、來校任教、講學、進修、訪問、考察、參加國際會議、國際合作、留學生工作等方面。(2) 歸檔的重點是重大涉外和國際合作項目、留學生工作活動中形成的不同載體的文件材料。(3) 學校人員在國外獲得的證書、獎狀、獎章、獎品,可采取不同方式歸檔,或存復印、影印件;外國贈送學校的紀念品、禮品。有保存意義的,應歸檔,不宜長期保存的可存影印件和清單。3. 不歸檔的材料(1) 上級關于外事工作普發、不辦的文件;(2) 未定稿的各種文件;(3) 未生效的合同、協議書;(4) 無查考利用價值的一般性、臨時性函件;(5) 重份文件,公司收到的各企業發來的文件;(6) 與其他企業單位交換來的材料。
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