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淺析如何加強水利工程項目檔案的收集工作.doc

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?淺析如何加強水利工程項目檔案的收集工作摘要:水利工程項n檔案的收集是水利檔案管理的一項基礎性工作,必須注重 工程項h水利檔案紙質實體和水利電子檔案的收集工作。收集完整、齊全的水利 工程項h檔案,為今后水利管理工作決策提供歷史積累資料和現實積累數據,其檔 案信息資源在國家的經濟建設屮將產生極大的經濟效益。關鍵詞:水利工程項h實體檔案電子檔案收集方法水利工作屮形成的檔案資料是水利建設成果的歷史記錄,它是在水利建設屮 積累的重要信息資源,在我國水利建設屮起著不可替代的作用。水利檔案的收集 工作是水利檔案管理的一項基礎性工作,水利檔案只有收集完整、齊全,才能全面 反映立檔單位水利工作的歷史原貌,為今后水利管理工作決策提供歷史積累資料 和現實積累數據,它是振興社會經濟發展的一?個動力源。1水利工程項n檔案的特點首先,從水利工程項n檔案內容方面看,水利工程建設屮往往牽涉到農業、工 業、交通、電力、通信、市政、生態環境等各個方面,再加上水利專業本身乂與 電力、機械、建筑、水文、氣象等專業聯系緊密。由于水利科技、生產活動的多 專業性,導致了歸檔的水利檔案在種類上的多樣性,有聲像檔案、設備檔案、水文 檔案、水利工程建設檔案等。其次,成套性是水利科技檔案最鮮明的特點。水利 工程建設和設備購置是圍繞每一個獨立的項h而開展工作,其有規律地形成了一 系列相關的水利科技文件材料。第三,水利工程項h檔案形成周期長、現實使用 性強。如不同的投資成本、水文地質條件、河床演變、險情隱患,以及其他因素 所影響的水利建設工程項h竣工驗收周期存在較大差異。一般的江河護坡工程, 以及面廣量大的農田水利工程,通常僅需要幾個月即可完成。而大型的河道工程、 水庫、閘壩建設,則需要幾年或更長的吋間才能完成。水利檔案的現實使用性在 歸檔后仍然很強,今后的水利工程建設與維護需要借鑒大量己經歸檔編h的檔案 資料。2加強水利工程項H檔案收集工作,有利于水利檔案價值的體現水利工程項FI在建設過程屮形成各種各樣的科技文件材料有:建設前期立 項、批文、征地、施工合同、施工記錄、竣工驗收資料及維修保養記錄等。這些 文件材料全而反映了水利工程項n建設的詳細情況,對工程質量評定、工程竣工 后的管理和維護,以及今后新建工程的調研、設計工作等都具有重要的利用價值。 水利檔案部門必須對水利檔案最基本的收集工作環節進行超前管理。只有在加強 水利檔案收集工作上下工夫,才能確保收集的檔案資料齊全、完整、準確,充分發 掘水利檔案的價值。因為水利檔案它來源于水利科技、生產實踐,乂服務于水利 基本建設和生產技術創新活動。水利檔案雖然不能直接創造財富,但是它是一?種 潛在的生產力。利用檔案屮記載的水利科技活動數據,能為水利工程的維修、更 新和改造提供詳實可靠的依據,通過對其存儲的信息資源來實現其價值的。如泉 州南干渠2002年的整修工程規劃、設計、建設部門調閱了 1965以來南干渠工程 形成大量的水文、地質、河床演變情況、險情隱患、干渠建設形成的各類科技檔 案,體現了水利科技檔案是進行水利建設和科學技術管理的-?項重要資源。3水利檔案紙質實體的收集方法水利工程項H檔案的數量大,內容復雜,加之不同地域的水利建設單位形成的 檔案又有各自不同的特點。雖然計算機技術已經介入水利建設各個領域的管理, H前,在水利建設過程屮移交給水利檔案部門還是以紙質實體為主的水利檔案資 料,為此,在現階段必須注重紙質實體水利檔案的收集工作。一是健全檔案管理網絡是水利工程檔案收集工作齊全、完整、規范的重要保 證。參與水利工程建設的參建單位及其業務部門應指定專業技術人員擔任兼職或 專職檔案員,完善水利工程項FI檔案管理歸檔制度,才能做到職責分明,層層把關。 檔案管理網絡的專兼職檔案員樹立“我要管理檔案”的意識,依靠各部門在水利建 設全過程的協助配合與履行職責,保證工程項FI建設屮形成的各種科技文件材料 不疏漏、不散失。二是水利檔案收集工作實現超前管理,把收集工作的起點向前延伸到檔案的 形成階段全過程。水利檔案管理部門對木單位收集工作各個環節流程銜接應設計 合理,建立水利工程項H文件材料流向控制點和控制崗位。例如水利建設工程項 H檔案資料收集流程設計,從水利工程項H檔案來源的建設單位、審批部門、設 計單位、施工單位、監理單位、審計部門、財務部門等收集流程環環相扌II,即把 收集文件材料控制點,延伸到工程項Fl立項Fl階段、施工階段、試運行及竣工驗 收階段的專兼職檔案員日常事務管理屮,把檔案資料收集的日常事務性工作轉化 為流程化管理。如施工階段的圖物相符控制,檔案人員要檢查督促技術人員對施 工過程屮與圖紙有出入的地方及時更改,不完整的檔案資料要及吋補齊,這樣歸檔 資料完整率和準確率達到百分百的H標就能夠實現。三是把水利工程項H檔案材料歸檔標準納入考核機制。水利工程項FI檔案材 料的數量大,內容雜,制訂科學合理的水利工程項H檔案歸檔范囤不僅能為收集工 作打下扎實的基礎,也關系到整個檔案工作的水平和質量。根據《科學技術檔案 案卷構成的一般要求》制定的符合本單位操作性較強的《水利檔案歸檔范圍和案 卷質量要求》,堅持以規范化的作業方式,把應該收集歸檔的文件資料全部納入歸 檔范圍。在水利檔案立檔單位使用的移交表格和歸檔檔案材料冃錄均應實行統一 標準,同吋把竣T資料、結算文件的歸檔質量標準列入“單項工程業績考核表'',對 在建工程項H的施工和監理單位檔案歸檔質量進行考核,只有強化了對小標入圍 建設隊伍的檔案管理考核,才能確保檔案的歸檔質量符合要求。4水利電子檔案的收集方法半前隨著計算機技術在水利工程項H檔案領域的運用,水利檔案部門對電子 檔案的管理關注日益加強,充分運用計算機在技術方面的優勢,對水利工程項H電 子檔案的收集工作實行全程管理,是水利工程項n檔案完整性、系統性和準確性 的有效控制手段。首先,必須以水利信息管理標準化為綱,治理信息孤島現狀,才能達到水利信 息收集齊全的h標。水利部門在“以水利信息化帶動水利現代化"發展思路指導下, 水利信息化建設的“金水工程",經過多年的不懈努力,水利信息化建設取得了顯著 的成績,但是由于多數己建的各類業務數據庫自成體系,信息化服務h標單一,某 些水利部門對建設的信息數據庫文檔標準化重視不足,導致數據庫只能在有限范 圍內由少數熟悉該系統的業務人員使用,如“水文檔案''、“水庫建設檔案“防汛 抗旱檔案''等在“金水工程"的共亨環境屮,難于實現信息資源共亨,非常容易形成 數字鴻溝。信息孤島導致了水利檔案部門對水利工程項H相關參建單位形成的設 計、施工、監理、審計和竣工等方而的電子檔案失去了監督管理權限,不能做到 工程項n電子檔案的形成、收集、整理與工程項n建設同步進行。解決水利檔案 信息孤島,應統籌安排各級水利主管部門部門,依據水利部2003年頒布的《水利信 息化標準指南》,結合Fl身實際情況,分年度,多渠道,逐步建立和完善齊類信息化標 準,為水利屯子檔案的收集工作奠定堅實的基礎,提高水利檔案信息標準化水平。其次,水利電子檔案收集實現全程管理。一是各單位、各部門要根據水利基 本建設活動不同的階段,不間斷地對水利電子檔案的內容、結構、背景等信息進 行及時、全面的收集,并使電子檔案的主體信息與相關信息形成整體結構,保證電 子檔案原數據齊全完整。二是電子檔案鑒定工作與收集工作同時進行,電子檔案 鑒定是收集與保管鏈屮的重要環節,檔案人員需要更多的實踐經驗來完善鑒定的 過程。如電子檔案的保管開始于文件形成階段,決定電子檔案是否需要歸檔必須 在形成階段,因為實現水利工程項Fl檔案電子化管理,其形成的文件材料多,其屮 有些電子檔案是事務性、臨吋性的,如果不在形成階段對毎份電子文件的價值進 行鑒定,那么就會造成在工程項FI建設小收集到部分垃圾電子文件。通過對收集 階段電子文件的鑒定,檔案部門就會關注歸檔的電子文件,監測永久保存價值電子 文件的安全性,防止被修改和刪除。三是由于水利工程項FI電子檔案材料的來源 是多方面的,其產生的電子文件沒有采用統一-格式的電子文檔,某些單位只能形成 紙質材料,這就要求立檔單位要注重對不同來源的文件材料、圖紙、計算書等進 行電子數據的轉換工作。對紙質材料進行電子掃描處理,對與立檔單位水利工程 項H檔案管理軟件數據不能兼容的電子文件進行數據轉換,這樣才能確保檔案系 統文件材料數據格式統一。5提高檔案人員業務索質,為水利建設服務從事水利工程檔案工作的人員,他們專業知識和技能應更全面、更專業,不僅 要懂文書檔案管理,還要熟悉科技檔案的管理技能。因此,為達到水利工程項n檔 案收集與移交規范化,應對建設單位和參建單位各部門的專兼職檔案管理人員進 行了業務培訓、講解水利工程建設工作屮形成科技文件的歸檔范圍和保管期限, 使他們在日常工作屮注意收集與積累科技資料。由于現代信息技術在檔案工作屮 的廣泛應用,計算機己成為檔案管理自動化工作非常重要的工具,它替代了傳統的 手工操作,對檔案工作人員的素質提出了更高的要求。水利檔案部門要促進科技 與生產結合,造就一?支政治素質好、事業心強,具有掌握較高的科學技術知識和檔 案業務精的干部隊伍。檔案人員對水利檔案信息進行電子化、數字化的有效控制 與管理,迅速有效地收集信息,完整安全地保護信息,及吋準確地提供信息,最大程 度地運用信息為水利建設各項工作提供快捷的一流服務,其檔案信息資源在國家 的經濟建設屮將產生極大的經濟效益。
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