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淺析企業職工檔案管理.doc

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?淺析企業職工檔案管理中圖分類號:F272文獻標識碼:A文章編號:1003-9082 (2014) 05-0023-01企業職T人事檔案是人才的主耍信息源,是記錄職工個人基木信息、成長經歷的文檔, 是反映個人徳、能、勤、績的信息材料,是選拔人才的重要工具,是人力資源管理、開發與 利用的重要依據,也是職工個人繳納社會各種保險、退休、退職的重要依據。它真實客觀地 反映了個人思想品徳、政治信仰、業務能力、T作狀況、獎懲等方面的綜合反映。它的原始 性、真實性和完整性,決定了職工檔案具有憑證作用和法律效應。但由于個別企業對職工檔 案管理的不夠重視,職工人事檔案管理混亂,沒有專門的檔案柜等設備設施,也沒有管理制 度,以至造成職工檔案遺漏遺失,因此木文來研究如何加強職工的檔案管理。一、 企業檔案部門的重新定位檔案是員工的“標簽”,也是一種企業資產,潛藏著大量有價值的知識,對檔案的有效 整理保管、對檔案信息資源的開發利川,對檔案中蘊藏的各種顯性知識與隱性知識的有效挖 掘轉化能提升檔案部門的地位、發揮檔案部門的價值,提高企業的經濟與社會效益,保證了 企業對內對外信息溝通的順暢。企業檔案部門要實現員工檔案知識的有效挖掘轉化,需要重 新對a己的角色進行定位,對h身膨擔負的職能形成清晰準確的認識。企業檔案部門的重新 定位也是營造基于相對信息對稱的企業檔案T作環境的關鍵舉措。企業檔案部門不能僅僅局 限于對檔案進行分類、整理與保管,要主動擔負為需要信息的人們及時地提供信息;為領導 決策提供依據和思路;記錄并傳承企業員丁在長期的實踐摸索屮積淀的經驗;為企業的研發、 管理等方面提供鮮活的材料;弘揚金業文化、增強員丁對企業的認同感;為企業的發展總結 經驗教訓等職責。企業檔案部門還要對企業進行深入了解的基礎上,了解企業的發展動向, 即使掌握最新信息,建立企業白身的知識庫,方便知識的共享,營造企業知識管理環境,使 檔案部門成為企業的“信息資源屮心"、“知識屮心”。二、 深入挖掘企業檔案利用需求深入研究企業員工檔案利用需求,可以有效降低企業檔案部門與檔案利用者Z間的由 于信息不對稱帶來的不利影響。主要從以下兩個方面著手:一方面,研究企業需求,掌握利 用規律主動有效地提供企業檔案信息。企業需求是檔案信息發利用的動力,只有通過深入 細致的調查研究,了解企業備級備類人員對信息的利用需要情況,才能向他們提供最及時、 有效的信息服務,有針對性地滿足他們的客觀需要。為此,企業檔案部門一方面要定期參加 企業管理的各種會議和一些重大活動,了解企業當前的管理動向,及時發現問題,并主動提 供有價值的檔案信息服務;另一方面,通過利用T作,收集反饋信息,總結提供利用的客觀 規律,掌握提供利用T作的效果和動態,并通過分析研究,提供最便捷、有效的服務方法和 途徑。從而有效降低信息不對稱現象帶來的不利彩響。另一方血,要深度挖掘企業檔案信息 資源,為檔案利川者服務。企業要振興發展,不但要從市場上收集各類信息為企業建設服務, 更重要的是要從企業檔案資源屮獲取有價值的信息。因為,企業發展具有連續性,檔案作為 潛在的具有歷史價值的信息,開發及時,應用得法,會很快轉化為生產力,幫助企業在市場 競爭中取勝。這樣才能盡量緩解企業檔案發利用過稈屮的信息不對稱,從而解決出現的延 謀和錯誤現象。三、 實施企業歸檔范圍動態更新企業員工檔案工作的管理的不規范和信息不對稱現彖嚴重影響了企業檔案的資源構 成。實施企業歸檔范圍的動態更新,可以促進企業檔案部門與各部門員工Z間的積極溝通, 從而降低由于雙方之間的信息不對稱造成的不利影響,促進企業檔案信息資源建設。文件歸 檔范圍是檔案收集的依據,對于企業檔案信息資源的建設具有關鍵的指導和約束作川。傳統 企業的歸檔范圍往往是“一錘定終身",在很大程度上不適應現代企業的需求。為了避免檔案 收集的盲目性、隨意性,首先要準確界定歸檔范圍,對傳統企業文件歸檔范圍做適時適當的 調整。企業檔案部門應該圍繞企業經濟日標,拓寬檔案收集的廣度;結合企業信息化進程, 拓展檔案收集的深度?,F代企業管理是充滿活力,不斷創新的過程,現代企業文件歸檔范圍 的制定也需要隨著企業的發展而不斷發展,即真正做到''與時俱進二為了制訂準確的歸檔類目,首先,檔案部門要會同有關業務技術部門,按照現代企業 信息資源的構成和特點,對企業的生產、建設、經營、管理現狀和發展目標做全面的調查分 析,真正以企業需求為導向,全面反思原有的歸檔范圍。其次,要弄清楚用戶所需檔案的分 布情況,以及從哪些部門或外部單位茯取信息,即信息源在哪里,在此基礎上重新制訂企業 的歸檔類li和保管期限。該表制定示不能一勞永逸,至少需要每年修訂一次。檔案部門在平 時進行檔案收集和提供利用時應注意與各業務部門積極溝通,分析和發現現有歸檔范囤的 缺陷,以便定期進行修訂完善工作。.總之,檔案對員T是非常重要的一份文件,需要企業用心去管理和呵護,只有這樣, 才能解除員工的后顧Z憂,從而為企業創造價值。
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企業 淺析 職工 檔案 管理
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